Omgaan met feedback op de werkvloer

Omgaan met feedback op de werkvloer is niet altijd even makkelijk. Toch kun jij hier ook enorm veel van leren én doorgroeien als je het weet om te zetten in positieve feedback. Als een werkgever ziet dat jij feedback goed ontvangt en er ook daadwerkelijk iets mee doet, kom je over als een zelfverzekerd persoon die graag wil leren van anderen. Dit maakt je niet alleen een zeer waardevolle werknemer, maar ook op persoonlijk en zakelijk vlak maak je een enorme groei door. In deze blog vertellen we je daarom hoe je het beste om kunt gaan met feedback van anderen en hoe je dit in jouw voordeel kan laten werken.

Als je aan een nieuwe job begint, zal je ervaren dat je in de beginperiode erg veel feedback krijgt. Dit is niets persoonlijks; je moet immers gewoon nog veel leren over de werkzaamheden, het team en het bedrijf.
Feedback kan op verschillende manieren gegeven worden, zoals tijdens een dagelijks gesprek met je manager of tijdens een halfjaarlijks functionerings- of beoordelingsgesprek. Indien je met klanten te maken hebt, kun je op ieder moment van de dag óók van hen feedback ontvangen. Dit hoeft echter niet over jou te gaan, maar kunnen ook verbeterpunten zijn voor het product of bedrijf waar je voor werkt.

Voordat we verder gaan, staan we eerst even stil bij het verschil tussen kritiek en positieve feedback geven. Hoewel beiden het geven van een terugkoppeling betreft, is het doel erachter anders.
Kritiek draagt een negatieve klank met zich mee. Als er kritiek wordt gegeven gaat het meestal over iets dat wordt afgekeurd of dat niet goed is. Bijvoorbeeld: “Ik vind die presentatie niet goed genoeg, de opmaak is niet mooi”. In dit voorbeeld wordt er kritiek gegeven, maar er wordt niet aangegeven wat de ander hier aan kan doen.

Feedback heeft daarentegen een opbouwende factor. Het is een terugkoppeling die betrekking heeft op gedrag of prestatie met als doel de ander beter te maken. Met betrekking tot de presentatie kan dan het volgende gezegd worden; “Ik vind dat je een goede basis hebt staan, maar wellicht kun je X of Y nog proberen en een aantal foto’s toevoegen zodat het verhaal nog meer gaat leven.”
Zo geef je de ander niet alleen feedback, maar ook direct handvaten om zijn of haar presentatie te verbeteren.

Er zijn verschillende vormen van feedback waar jij in je leven mee te maken krijgt. Zoals hierboven te lezen is kan feedback opbouwend zijn, maar heeft het helaas ook een keerzijde. Feedback kan ook onrechtvaardig zijn. Deze vorm van feedback kan soms lastig te herkennen zijn, omdat deze mooi verwoord wordt of omdat opbouwende kritiek ook weer bot kan overkomen.

Hieronder laten we de verschillen zien tussen opbouwende en ongerechtvaardigde feedback. Inclusief voorbeelden om ze beter te kunnen onderscheiden.

Opbouwende feedback is bedoelt om iemand te laten groeien. Het wordt gegeven met het doel de ontvanger te ondersteunen en te helpen zichzelf te verbeteren. Vaak is de feedback specifiek en bevat het suggesties voor verbetering.

Voorbeelden van opbouwende feedback:

1. Werkgerelateerd
   “Je technisch ontwerp is goed doordacht, maar het zou nog sterker zijn als je enkele alternatieve oplossingen voor de prestatieproblemen zou overwegen.”

2. Samenwerking
   “Je inbreng in onze vergaderingen is altijd waardevol, maar ik denk dat als je wat meer zou bijdragen aan de brainstormsessies, het ons team nog sterker zal maken.”

3. Persoonlijk
   “Ik vind je enthousiasme leuk om te zien, maar ik zou me meer gehoord voelen als je me eerst uit liet praten.”

Ongerechtvaardigde feedback is vaak negatief, niet onderbouwd of gebaseerd op ongegronde aannames. Het kan demotiverend werken en helpt je weinig tot niet vooruit. Het is belangrijk om deze vorm van kritiek te herkennen en deze niet persoonlijk op te vatten.

Voorbeelden van ongerechtvaardigde feedback:

1. Werkgerelateerd
   “Jouw ontwerpen zijn nooit goed genoeg.” (Zonder specifieke voorbeelden of feedback voor verbetering)

2. Samenwerking
   “Je bijdragen zijn waardeloos.” (Zonder specifieke voorbeelden of feedback voor verbetering)

3. Persoonlijk
   “Je doet veel minder je best dan (…).” (Ongegronde vergelijking, zonder feedback)

Mensen hebben de neiging om in de eerste instantie defensief te reageren op feedback. Dit kan uit verschillende motieven voortkomen, bijvoorbeeld door faalangst of omdat de kritiek ongegrond is. Hierdoor kan er vaak niet meer volledig rationeel gereageerd worden.

Omdat emoties al gauw hoog kunnen oplopen, is het goed dat je je eigen emoties leert te herkennen en controleren. Doe je dit niet, dan bestaat de kans dat de emoties toch de overhand nemen. Het gevolg? Er kunnen dingen gezegd worden waar je later spijt van kunt krijgen. Daarom delen we hieronder een aantal handige tips waarmee jij je emoties zo weer onder controle hebt!

• Focus op je adem
  Door diep en rustig adem te halen ontspant je zenuwstelsel. Hierdoor kan je op een kalme manier reageren.

• Reflecteer
  Neem de tijd om na te denken over wat er zojuist tegen je gezegd is en vraag jezelf af waarom het je raakt. Je hoeft niet gelijk te reageren en geeft je hersenen zo even de tijd de kritiek te verwerken.

• Geef jezelf tijd
  Vind je het toch moeilijk om in het gesprek te blijven en heb je wat meer tijd nodig om eventuele emoties te laten bedaren? Je kan te allen tijde even uit de situatie stappen. Een korte wandeling kan helpen om een impulsieve reactie te vermijden.

Actief luisteren is cruciaal bij het ontvangen van feedback. Zonder begrip kan een gesprek al gauw uitdraaien op een woordenwisseling of een ruzie. Dit wil je natuurlijk voorkomen en daarom gaat luisteren zoveel verder dan “de ander aanhoren”. Effectief luisteren is het horen van je gesprekspartner én de juiste vragen stellen zodat je precies weet wat hij of zij bedoelt.

Gelukkig is het redelijk eenvoudig om je luistertechnieken te verbeteren. Hieronder delen wij een aantal suggesties waar jij je voordeel mee kunt doen:

• Actief luisteren
  Focus je volledig op de spreker en concentreer je op de gegeven feedback. Vermijdt afleidingen en laat de ander eerst uitspreken voordat je een reactie geeft. Geef ondertussen wel blijk van interesse door oogcontact te houden en geef af en toe een (non)verbale bevestiging om te laten blijken dat je begrijpt wat de ander zegt.

• Stel verduidelijkende vragen
  Als je iets niet volledig begrijpt en meer informatie of details nodig hebt, aarzel dan niet om door te vragen of om herhaling te vragen. Dit laat niet alleen zien dat je actief luistert maar zorgt er ook voor dat je je gesprekspartner beter begrijpt.

• Vat samen
  Het is handig om de belangrijkste punten van de feedback die je hebt gekregen nog een keer te herhalen. Dit kan je voor jezelf in je hoofd doen of gelijk teruggeven aan je gesprekspartner. Zo kan hij of zij ook checken of je het écht begrepen hebt en dit laat zien dat je betrokken bent geweest bij het gesprek.

De follow up
Als je feedback hebt ontvangen, zorg er dan voor dat je precies weet waarmee je aan de slag moet gaan. Zo kun je het geleerde direct in de praktijk uitvoeren. Hoe vaker je ermee aan de slag gaat, hoe beter je hier in wordt. Oefening baart kunst!

Onze tip: houd ook zeker de feedback gevende gesprekspartner op de hoogte van de voortgang. Hij of zij kan je voorzien van meer handige tips & tricks waardoor je op persoonlijk en zakelijk vlak zal blijven groeien. Daarbij heb je er op deze manier ook een waardevolle sparringpartner bij.

Feedback vragen is minstens zo belangrijk als feedback krijgen. Het vragen van feedback brengt namelijk meerdere voordelen met zich mee. Zo zorgt het voor professionele groei, laat dit zien dat je wilt groeien en openstaat voor verbetering.

Als afsluiter delen we hier nog vier tips voor het vragen van feedback:

1. Wees specifiek over het onderwerp waar je feedback op wilt hebben
   Dit maakt het voor de ander gemakkelijker om gerichte input te geven en hierdoor kan jij ook gelijk weer verder.

2. Toon openheid
   Laat zien dat je openstaat voor eerlijke en constructieve feedback. Dit moedigt anderen aan hun gedachten te delen. Vermijd defensieve reacties en bedank de persoon voor hun tijd, ongeacht de aard van de feedback.

3. Kies het juiste moment
   Kies een geschikt moment om feedback te vragen, zodat de ander de tijd voor je kan nemen om zich te concentreren en waardevolle kritiek te geven.

4. Verschillende perspectieven
   Collega’s, managers, vrienden of familie; iedereen heeft een andere kijk op jouw werk. Daarom kan het leuk zijn om ieder van hen om feedback te vragen. Zo verzamel je vanuit verschillende perspectieven feedback en krijg je waarschijnlijk veel inspiratie.